遠程辦公是每個企業的硬核能力，在非常時期更是。當疫情來襲，公司管理者在考量員工健康和業務進展的平衡中，需要盡早考慮遠程辦公的組織與管理方式。

那么，我們該如何高效的進行遠程辦公呢？以下的遠程辦公指南，希望對在遠程辦公的企業有些許的幫助和啟示。

01
公司如何提高管理和溝通效率？
1、加強定期溝通

加強溝通，即使隔離在家也需要有一個上下班時間規范，讓“到崗”和“離崗”這個過程更加顯性。

每日早晨簽到機制：

*如每天有早會機制，早會時可語音視頻會議進行同步

*每個人在工作群里發布自己的當天計劃和重點待辦

*視頻會議時盡量打開攝像頭，讓大家能看到彼此

*保證工作時間內全員在線

每日晚間日志報告：

*工作日報：今日目標和待辦，當日進展、問題和風險，明日計劃

*撰寫個人健康狀況報告（疫情期間）

特殊情況事先約定：

*特殊情況如同事生病、受疫情影響、有事要在工作時間離崗等等，都有一個事先的計劃和約定

2、把目標拆解為任務

很多事情，工作周期可能是一周、一個月，甚至更長時間。為了避免在遠程辦公時失去目標，我們需要把目標拆解到一個個任務上，把objective拆解為task。

目標要達成，每天任務先要執行到位。把目標拆解為以天為單位的任務，這其實也在訓練一個人的管理能力。

*把項目目標拆解為每天的具體任務，落實到個人，并明確優先級

*寫下每天的待辦事項，然后專注的執行

*彼此協作的關系鏈有很多，約定一般應該由下至上進行，明確任務完成的響應和反饋時間

3、準備好線上協作工具

下面，再來介紹下實用的遠程辦公協同工具，包含會議類、文檔類、協作類等實用遠程工具。

◆◆溝通協同工具◆◆

類似Teambition等，可以幫助大家完成一個項目管理任務，通過在應用軟件上創建一個“任務”，設好任務內容，執行者，和截止時間。這樣就可以大幅提高團隊協作效率。

比如我們把目標拆解成任務。這時，如果我們借助Teambition這樣的工具，就可以在軟件上創建一個“任務”，設好3W（who do what by when）,也就是：任務內容，執行者，和截止時間。這樣就可以大幅提高團隊協作效率。

在代碼協同方面，Github和Gitlab，是代碼協同的領導者，同時利用Worktile Pipe將代碼和研發用戶故事鏈接起來，實現了很好的從代碼到需求的整合。

（1）遠光企業家園：協同云平臺https://app.ismartwork.cn/m/appstore.html?p=YGJY

（2）Teambition：團隊協作工具創導https://www.teambition.com/

（3）Worktile：軟件開發、項目管理及協作工具 https://worktile.com/

（4）Tower：工作任務、項目進度管理工具 https://tower.im/

（5）飛書：https://www.feishu.cn/

（6）TAPD：騰訊敏捷產品研發平臺 https://www.tapd.cn/

◆◆團隊知識庫工具◆◆

團隊知識庫可以匯總整理各類的文檔，尤其是針對一些wiki形式類的內容，打造個人企業體系化知識管理。

（1）遠光知云-知識共建共享系統https://ygjy.ismartwork.cn/cwjy/mapp/manage/pc/knowledgeManage/index.html#/login

（2）語雀 - 專業的云端知識庫

https://www.yuque.com/

（3）Teambition-遠程協同知識庫

https://www.teambition.com/

◆◆在線協作文檔工具◆◆

在線寫作文檔能夠快速收集團隊中各個人員分工的部分，可以減少互傳文件的重復過程，提高工作效率。同時，工作材料和內容不必倚靠單一設備，通過不同設備也能隨時查看、編輯文檔。

（1）墨文檔

https://shimo.im/

注：疫情期間，新老用戶免費使用【遠程辦公版】

石墨文檔具有文檔、表格、幻燈片、思維導圖等云端office功能，支持多人同時在線編輯文檔，是較早出現的在線辦公軟件之一。協作人可以實時看到你的編輯內容，減少不必要溝通和繁瑣的互傳文件過程，提高遠距離協作效率。

你可以建立文件夾對文件進行分類管理，也可以將文檔鏈接分享出去，并且可以選擇其它人【只能閱讀】or【可以編輯】。

（2）騰訊文檔

https://docs.qq.com/

注：因疫情開放免費會員。

騰訊文檔同樣支持多人在線編輯Word、Excel和PPT文檔，和石墨文檔的功能差不多，但是可以直接用微信和QQ登陸，通過微信小程序嫁接微信好友，比較便利。

騰訊文檔還提供了一套遠程協作專用模板，對于目前特殊時期，hr用來登記員工身體狀況還是比較方便的。

（3）金山文檔（WPS）

https://www.kdocs.cn/welcome

金山文檔與石墨文檔功能相似。不過金山文檔可以在手機端通過小程序直接將微信聊天文件導入，以防文件過期不能查看，這一點還是比較實用的，現在大多數人會通過微信交流工作、傳遞文件，將微信文件隨手上傳云端，隨后查看也有去處。

（4）語雀

語雀的功能與其他的在線編輯文檔功能大同小異。通過讓用戶選擇知識創作場景的方式引導用戶選擇適合的模板編輯文檔。

◆◆在線視頻會議工具◆◆

在線視頻會議，顧名思義，就是線上開會。讓團隊會議不再受限于空間和地域。

（1）釘釘視頻會議

https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi

注：16人以下視頻會議免費使用

另外，釘釘還有【美顏功能】，免去大家在家開會還要化妝的煩惱。

（2）騰訊會議

https://meeting.qq.com/

注：疫情期間，免費開放300人不限時會議功能

（3）Zoom

https://zoom.com.cn/

注：疫情期間，免費提供不限時長的視頻會議服務。

（4）TalkLine視頻會議

https://www.talkline.cn/

注：完成注冊，可獲得5000分鐘免費會議時長。

（5）華為云WeLink

https://www.huaweicloud.com/product/welink.html

注：華為云WeLink 免費提供不限時長會議，時間截止到2020年6月1日。

◆◆白板/思維導圖工具◆◆

白板/思維導圖工具，適合團隊頭腦風暴、整理思維導圖，同樣可以多人在線協作。

（1）比幕魚

https://bimuyu.tech/

比幕魚的功能比較簡單，按項目進行分類管理，每個項目中只有指針、畫筆、文本便簽、圖片便簽、文件夾、廢紙簍等5個功能按鈕，更像團隊頭腦風暴時的一個涂鴉繪本，任人發揮。

石墨文檔也有【白板功能】。

（2）GitMind

https://gitmind.cn/

與比幕魚相比，GitMind的邏輯性更強，呈現形式更為直觀。

還可以給項目標注【優先級&進度】，以提醒自己項目的輕重緩急和實時進度。

GitMind給“懶人們”提供了產品設計、知識梳理、讀書筆記、運營筆記、會議記錄、項目管理和電子商務等多種類型的思維導圖模板，可以省去部分建立項目框架的時間。

（3）幕布

https://mubu.com/

幕布是比較早期的思維導圖工具，走極簡風格。兩種呈現形式可以隨意切換。

【演示模式】下，比較方便向所有的團隊伙伴講解項目內容。

回到工具本身，還是要多說一句定理：重要的還是使用工具的人，而不是工具本身。

02
個人如何提高工作效率？
◆◆遠程辦公也需要儀式感◆◆

在家辦公也是辦公，上下班時間和日常辦公保持一致

*明確上班時間，例如原先是朝九晚六，那仍以這個時間來作息，可以適當微調

*線上打卡簽到，調整心情進入工作狀態

*當日事當日畢，不拖到下班不熬夜

準時起床、洗漱穿戴整齊、假裝你在辦公室，尊重工作的儀式感

*在家≠放松，高效工作需要一種緊張感，像正常上班一樣吧，準時起床，換上正式的衣服，梳洗打扮，讓這種工作儀式感迅速帶你進入工作狀態

創造可以安心專心工作的環境，不在休息區域辦公

*開辟一個辦公區域吧，最好是一個遠離臥室、沙發和電視的地方，將生活空間與工作空間隔離

提前規劃好工作和休息的時間，不隨意自我打斷

*提前設置好午飯和中途休息時間，不隨意走動

*計劃好工作和休息時間（不中途隨意休息，看電視，睡覺）

*保持工作時的高效專注，勞逸結合

做好身體的健康管理，防護疫情不能掉隊

*適當進行規律性室內鍛煉的機會，放松身體的同時擁有更好的精神狀態

*做好衛生防護工作，在家也要勤洗手、勤消毒、多飲水，出門戴口罩