遠光軟件（來源：江蘇經濟報　作者：不詳）

　　如今，作為一項體系嚴密的管理工作，傳統的檔案管理模式已經無法適應高速發展的時代，推進檔案管理工作向電子檔案發展，走信息化道路勢在必行。

　　一、檔案信息化建設的必要性

　　1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會實踐的真實記錄，是認識和把握客觀規律的重要依據，是重要的憑證和依據，也是一種特殊的信息產品。

　　2、檔案信息化是自身發展的必然趨勢。傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好客觀環境。

　　3、檔案管理改革是信息化建設的必然要求。在信息時代，信息消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。

　　二、檔案管理信息化存在的問題

　　1、存在安全性隱患;2、管理具有復雜性;3、人員配備不合理。

　　三、檔案管理信息化的對策

　　1、建立健全制度體系。檔案信息化的前提是加大對檔案管理工作的軟硬件建設投入，規范運行管理制度，制定統一的、標準的規范體系。

　　2、完善安全保障機制。檔案信息化建設依托電子網絡平臺，安全風險防范必須放在重要的位置。要加強安全保障機制建設，提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅，可以采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

　　3、強化管理的標準統一。在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據自身發展的需求和特點來制訂內部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善;應對各立檔單位文件及檔案的內容、著錄項目、數據庫結構和格式等作出統一的規定，還要對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范;使得將來電子目錄入檔案館之后能實現數據的共享，解決因軟件的不同而帶來的數據無法轉換或者不能讀取的問題。

　　4、深化人才隊伍建設。在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。總之，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。