國家檔案局2022年4月7日發布了《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92-2022），該標準的發布與實施，標志著檔案管理從“雙套制”歸檔大步邁進“單套制”歸檔。隨著國家政策和新興技術的支持，“單套制”成為電子檔案管理的發展趨勢，那么如何在企業中施行單套制歸檔是企業管理者關心的問題。遠光軟件股份有限公司自2002年就開始了檔案電子化的研究，根據多年的檔案管理經驗，提出經過實踐的檔案單套制解決方案，為企業的單套制歸檔提供借鑒和經驗。

一、 會計檔案管理背景

(一) 會計檔案概述

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是國家檔案的重要組成部分。

會計資料是在核算過程中產生的各種資料，存在紙質形式和電子形式。會計檔案通過會計資料轉換而來，會計檔案可以通過外部獲取或者內部形成。會計檔案主要包括：

(二) 會計檔案管理

會計檔案管理是指通過建立會計檔案管理制度,采取可靠的措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

會計檔案工作主要涉及會計部門和檔案部門，會計部門接收到會計檔案資料，對會計檔案資料進行整理，主要包括：分類、排列、編號、組件、組卷、裝訂成冊、填寫封面。會計部門將臨時保管的會計檔案定期移交，檔案部門接收財務部門移交的會計資料后，嚴格按照檔案的分類標準進行保管，進而開展日常的檔案保管、檔案鑒定和銷毀、檔案查詢、檔案借閱等工作。

二、 單套制歸檔的必然性

(一) 會計檔案管理歷程

“雙套制”是指同一份文件的電子版本和紙質版本同時存儲并可利用，雙套制強調的在歸檔環節要同時保存電子版和紙質版兩種形式的文件。“單套制”歸檔是歸檔時只保存電子文檔，不再打印保存紙質版文件。

隨著計算機技術的發展，很多單位都實施了會計信息化和電算化，在核算過程中形成的會計檔案包括電子檔案和紙質檔案，會計檔案管理階段分為：“雙套制”階段、“單雙混合制”階段、“單套制”階段。

圖1 會計信息化發展歷程

數據來源：根據網絡資料整理

(二) 雙套制歸檔的弊端

電子會計檔案初期采用雙套制管理的方法，主要是因為：一是在法律層面上，電子檔案的法律效力沒有被完全確認，紙質檔案的保存依舊是一顆“定心丸”；二是在技術層面，由于技術的局限性，使得電子檔案的真實性、安全性、完整性、可用性等要求不能被滿足；三是在文化層面，檔案人員對紙質文件比較有安全感，不信任電子文件。

但是電子會計檔案在雙套制模式下遇到瓶頸，主要體現在：一是制作成本大，雙套制管理管理模式下會產生大量的紙質文件，紙質文件的打印工作會浪費大量的紙張、打印機、墨盒等資源，違背當前倡導的綠色環保理念。二是比對成本大，雙套制管理模式下需要同時管理電子文件和紙質文件，在文件的流轉過程中需要校驗電子文件與紙質文件的一致性，增加人員工作量。三是保管成本大，紙質文件容易損壞，不容易被借閱、利用，在紙質文件的打印、保管、整理、存儲、利用等方面會極大程度地浪費人力、財力和物力。

(三) 單套制歸檔的必然性

在數字時代，單套制是電子檔案管理的發展趨勢，是時代的必然，主要體現在：一是雙套制歸檔出現弊端，雙套制歸檔存在著一系列的問題，例如：制作成本大、比對成本大、保管成本大，亟需新的歸檔模式來解決；二是單套制法律效力認定，我國實行檔案雙套制管理模式的重要原因是電子文件的法律效力未得到全面認可，近年來國家出臺了系列政策法規為電子文件單獨保存提供了法律依據，為單套制歸檔模式提供了法律保障；三是單套制歸檔優勢明顯，單套制可以實現電子文件在線實時歸檔，降低了紙質成本、節省了存儲空間、縮短了檔案整理時間、優化了檔案管理流程。

三、 單套制歸檔模式分析

單套制歸檔模式將電子檔案作為存儲和管理的法定方式，而電子檔案對于計算機及系統的依賴性較高，這一管理模式也存在風險，主要體現在以下方面：一是真實性風險，電子檔案在流轉和存儲的過程中如果出現被篡改的情況，很難通過人工發現問題，從而影響整個文件的真實性。二是長期性風險，電子檔案對于儲存的系統存在高度依賴性，一旦存儲的系統受到攻擊，檔案存儲的介質發生損壞，檔案就可能無法讀取。

(一) 電子會計檔案的真實性要求

電子檔案最重要的目的是在司法實踐的作用，由于電子文件本身具有的特點，人們發現對電子檔案的真實性驗證存在很大難度。檔案真實性為：內容、邏輯結構和背景與形成時一致。電子檔案的真實性管理應采用管理與技術結合的方式進行控制，制定對應的風險防控策略，使用會計電子檔案系統保證電子檔案數據的真實性。

1.元數據管理

元數據是電子會計檔案的重要的組成部分，是描述電子檔案的內容、邏輯結構、背景及其整個管理過程的數據。在會計檔案系統的實施過程中，統一貫穿不同業務的元數據標準，應當與其他應用系統密切關聯，集成存儲分散在不同系統的元數據，對元數據進行獲取、存儲、維護、利用等，保證元數據來源法定、數據完整。

2.“四性”檢測

《電子文件管理暫行辦法》和《電子檔案移交與接收辦法》分別提出需要對電子檔案的“四性”真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。2018年的《文書類電子檔案檢測一般要求》對“四性”的內容及方法做了規定。在會計檔案的實施過程中應該按照國家要求滿足“四性”檢測的相關要求，使用相關的技術手段保證電子文件的真實性。

3.防篡改要求

由于電子資料不穩定性并且易篡改性，人們可以通過信息系統的漏洞對檔案數據進行篡改，使得法院機構更加認可傳統方式產生的文件，電子檔案數據的可信度還在被接受中。在會計檔案的實施過程中，必須滿足會計檔案的防篡改要求，目前常用的防篡改技術有電子簽名、區塊鏈等。遠光軟件通過在電子檔案中嵌入電子簽名技術實現文件的在線簽署，通過數字簽名技術辨別電子文件簽署人的身份，并表明簽署人認可電子文件信息內容，在提升業務辦理效率的同時確保其法律效力；通過區塊鏈存證應用，多節點存證、多方協同、數據保全、在線溯源等功能，確保數據安全可信。

4.安全性要求

電子檔案系統應該根據國家安全等級保護的相關要求建立安全機制、劃分安全級別，保證檔案信息安全。遠光軟件在會計檔案系統的實施過程中通過對檔案數據和檔案人員分別進行密級劃分，給用戶配置對應的權限，在身份識別過程中使用CA認證進行身份識別、使用可信時間戳進行檔案信息的法律效力、提供完善的日志記錄和審計功能，保證檔案管理過程可追溯。

(二) 電子會計檔案的長期性管理

關于電子文件的長期保存性問題，1999年發布的開放檔案信息系統模型（OAIS）是業界公認的參考模型，OAIS認為電子文件的長期保存主要包括可讀性、可用性、可理解性、完整性等特性。電子檔案通過數字的方式進行保存和存儲，必須要依賴于一定的載體，才能實現后期的利用，要符合OAIS對電子文件長期保存的要求，需要從格式方面和期限方面進行要求。

1.格式要求

電子會計檔案歸檔過程中形成的文件主要包括文本類、數據類、圖像類文件，受限于流式文件的自身特性，不利于文檔長期保存，隨之出現了版式文件格式要求。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》和《電子文件存儲與交換格式版式文檔》分別提出了電子文件可采用PDF或者OFD格式。所以在電子檔案系統實施過程中，電子文檔的文件版式需要固化成PDF、OFD等固化格式。

2.期限要求

電子會計檔案的保存周期是從數十年到永久，電子檔案系統必須滿足電子會計檔案系統的保存期限要求，電子檔案長期保存策略主要包括：（1）保存多套數據：復制多套電子檔案并存儲；（2）存儲多種介質：即采用多種類型的存儲介質保存電子檔案；（3）檢測設備和介質：即對保存電子檔案的存儲設備的狀態進行監控和檢測；（4）導出信息包：可將元數據、版式文件導出并離線保存。所以，在電子檔案系統實施過程中，可以選擇合適的保存策略，保證電子會計檔案達到保存期限要求。

四、 單套制歸檔案例實踐

以遠光軟件電子會計檔案系統為例進行介紹：

（1）采集加工：遠光智慧檔案通過外部直連等方式自動獲取電子文件信息，識別電子文件的元數據信息，并與版式文件相互關聯，進行電子文件真偽查驗，確保電子檔案真實合規。

（2）關聯使用：獲取的電子文件可以自動被報賬系統、物資系統等前端系統引用，在歸檔過程中建立多源、異構檔案數據間的有機聯系、自動匯聚歸檔，實現前端業務的線上一體化處理。

（3）保管利用：通過數字簽名、數字水印、PDF固化、OFD固化等技術手段，保證電子檔案安全，電子檔案歸檔后，提供檔案檢索、檔案借閱、檔案統計等多維度檢索功能，并提供檔案的鑒定、銷毀、備份、移交等全生命周期的管理。

（4）知識圖譜：將歸檔電子文件和流轉信息進行整合，形成價值信息知識圖譜，對業務數據形成軌跡相關聯的信息進行梳理，深入分析挖掘，實現對經營管理過程行為模式的追索稽核。

圖1 遠光智慧檔案管理案例

五、 單套制歸檔的預期成效

企業使用單套制檔案歸檔方式會帶來了以下幾個方面的改進和提升：

(一) 提高管理效益

在傳統管理模式下，紙質會計檔案的歸檔步驟比較繁雜，發票、憑證、賬簿、報表等電子形式的會計資料均需手動打印、整理、裝訂、裝盒上架、入庫歸檔，耗時長且易出錯。

在單套制管理模式下，全程以電子數據自動歸檔替代會計資料打印、整理等環節，實現電子檔案數據自動獲取、封裝、歸檔，縮短了歸檔時間，提高了管理效益。

(二) 節省經濟成本

在傳統管理模式下，大量的會計資料需要紙質打印進行歸檔，在打印和保存的過程中需要耗費大量的紙張、打印機、墨盒，耗費大量的人力資源和庫存資源。

在單套制管理模式下，只存儲電子檔案，不需要打印存儲紙質會計檔案，可節省打印紙質材料的耗材成本、人工成本；也不需要過多的人員以及庫房配備，可以節省經濟成本。

(三) 保證檔案安全

在傳統管理模式下，大量的發票、合同等紙質檔案資料的真偽性、重復性需要人工核驗，核驗工作量大并且容易出錯，檔案信息易被篡改。

在單套制管理模式下，系統可以自動對原始憑證進行真偽性、重復性校驗，在檔案資料流轉過程中，系統可以采用電子簽章技術，避免了對會計檔案進行篡改的風險，保證了檔案信息的真實性；另外電子檔案經過加密存儲、劃分安全等級、進行權限控制，保證檔案全程使用安全可控，有據可查。

(四) 促進檔案利用

在傳統管理模式下，大量的會計檔案資料都是以紙質形式存在，沒有紙質檔案與電子檔案的索引關系，查閱繁瑣困難，資料的元數據沒有被提取，大量的檔案只能“沉睡”在檔案庫房中，檔案信息價值沒有被發揮出來。

在單套制管理模式下，檔案的關鍵元數據信息被提取出來，把分散在不同地方的檔案信息進行匯集在一起，在進行檔案查詢時，可以將關聯性的數據進行檢索，能建立檔案知識圖譜，通過挖掘、分析將散落的信息重新組合，可以提高檔案利用的效率。

作者：遠光軟件 李明遠

咨見 第七期

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